会计凭证的保管,会计凭证的正确保管是会计资料完整和安全的重要保障。要做好会计凭证的保管,我们在平时的工作中应该注意以下五点:
第一,日常工作中,要将会计凭证装订成册,并交由专人保管。年终决算后,将全年会计凭证造册登记并集中归档保管。
归档后的会计凭证应当加贴封条,防止抽换。
保管会计凭证的装订要求如下:
(1)用“三针引线法”装订,装订时使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面,以便事后查阅。
(2)凭证外面要加封面,封面纸用较厚的牛皮纸印制,封面规格略大于所附记账凭证。
(3)记账凭证封面应该包含凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章。
(4)装订凭证厚度一般为1.5厘米,以保证装订牢固,美观大方。
(5)会计凭证一般每月装订一次,装订好的凭证按年分月妥善保管归档。
(6)在封面上编好卷号,按编号顺序入柜,并在显露处标明凭证种类编号,以便调阅。第二,调阅已归档保管的会计凭证时,要履行审批手续,并做好登记工作。登记内容包括调阅人员姓名、凭证名称、调阅日期、调阅理由、所在单位/部门等。
第三,原始凭证概不外借,如果其他企业或单位需要使用原始凭证,应当经过本企业或本单位会计机构负责人、会计主管人员的批准。向其他企业或单位提供原始凭证的复制件时,要进行专门的登记,并由提供者和接收者分别签名或盖章。
第四,严格按照会计制度规定,确定会计凭证的保管期限。会计凭证的保管期限分为永久保管和定期保管,年度财务会计报告及某些涉外的会计凭证、会计账簿需永久保管,其他会计凭证需定期保管,会计凭证的保管期限为30年。
第五,会计凭证保管期满后方可销毁,但销毁会计凭证要严格按相关规定执行,登记造册并报单位领导审批后,才能销毁。合法地取得会计凭证、正确地填制和审核会计凭证、安全妥善地传递和保管会计凭证,是财务工作中的基本内容,也是会计核算工作的起点。因此,每位会计人员都要学会正确处理会计凭证。