借贷记账法下的会计分录,根据“有借必有贷,借贷必相等”的记账规则,我们在登记一项经济业务时,有关账户之间一定会发生应借、应贷的相互关系。
我们将这种关系称为“账户的对应关系”,而发生对应关系的账户,也叫作“对应账户”。我们可以通过“账户的对应关系”,清楚地了解每笔经济业务的内容及其来龙去脉,还可以检查每项经济业务的会计处理是否合理合法。
标明某项经济业务的应借、应贷会计科目及其金额的记录,就是会计分录。
会计分录由应借应贷方向、对应科目及金额三大要素组成,可以分为简单分录和复合分录。
简单分录是只涉及一个账户借方和另一个账户贷方的会计分录,即“一借一贷”的会计分录;而复合分录是指由两个以上(不含两个)对应账户组成的会计分录,即“一借多贷”“多借一贷”“多借多贷”的会计分录。
我们在编写会计分录时,应尽量避免“多借多贷”式的会计分录。会计分录的分类如图1所示。
图1 会计分录的分类
会计分录是记载各项经济业务的凭证,也是记账的直接依据。编写会计分录是会计工作的初步阶段,如果会计分录出了错,那么会计记录的正确性就会受到影响。所以,会计分录必须正确、如实地编写。
那么,会计分录应该如何编写呢?还是以前文中“会计小夏所在工厂的老板将10万元款项打入工厂的银行账户”这一经济业务为例,会计分录的编写方式如图2所示。
图2 会计分录的编写方式
一般来说,会计分录的编写分为三步,第一步是找到相关的会计科目,第二步是明确科目的借贷方向,第三步是填写交易的金额。另外,在“一借多贷”或“多借一贷”的情况下,贷方或借方账户的名称和金额数字必须对齐,以便进行试算平衡。
“上借下贷、左右错开、金额对应相等”是经验丰富的会计前辈们总结出的会计分录编写口诀,希望大家能够牢记在心。