什么是项目目标?项目目标是指要做出怎样的项目可交付成果(符合范围、进度、成本和质量要求),而项目目的是指为什么要做出这样的项目可交付成果(这个成果能够带来什么效益)。
例如,报考PMP®认证的目标是在规定的范围、进度、成本和质量要求之下获取PMP®证书,目的是用PMP®证书去提升个人就业或晋级竞争力。
《PMBOK®指南》中,对“目标”(Objective)和“目的”(Goal)这两个词的用法并不规范。阅读该指南时,应该根据上下文的需要加以灵活理解。
《PMBOK®指南》指出,项目应该具有驱动组织变革和为组织创造商业价值的特性。这两条其实就是项目目的,即组织做项目的根本原因。
项目是独特性的工作,应该能够把组织从不太理想的当前状态转变到某种所需的未来状态。例如,制造工厂的生产线已经过时(当前状态),组织就实施一个新生产线建设项目,以便获得崭新的生产能力(未来状态)。做项目,是组织为适应甚至引领行业变化而主动求变。
项目经理应该从组织变革管理的高度来做项目,把项目看成变革型项目,即实现组织变革的手段。组织文化可能促进或妨碍组织变革的开展,因此项目经理应该评估组织文化对变革的影响。项目经理应该评估项目与组织的相互影响,采取合适行动使项目对组织变革发挥应有的作用。应该注意,其他项目所引发的组织变革(如组织结构变化、规章制度变化)也可能对本项目产生影响,导致有必要对本项目进行变更。
做项目,最终是为了实现有形或无形的商业价值。如果是为外部客户做项目,如承包商为业主建设办公楼,那么所获取的收入和利润就是有形的商业价值,所积累的经验、能力和声誉就是无形的商业价值。如果是组织内部的项目,那么项目直接创造的只是积累的经验和能力等无形商业价值;收入和利润等有形商业价值,则只能通过后续对项目成果的运营来创造。对于隶属于同一项目集的各个项目,应该把这些项目的成果联合起来运营,来创造更大的商业价值的。
《PMBOK®指南》中,除非特别说明,项目都是组织内部的,而非为外部客户而做的。
为了明确项目目的,在正式启动项目之前,就要对项目进行商业论证,编制出商业论证报告和相应的效益管理计划。在效益管理计划中,必须明确项目拟实现的商业价值,包括实现时间、效益实现责任人、具体测量指标、效益实现方法以及对效益实现进展情况的追踪方法。编制这两份文件,是项目的前期准备工作。对于隶属于项目集的项目,往往要在项目集管理的层面编制这两份文件。在后续的项目启动、规划、执行、监控和收尾过程中,必须遵守这两份文件的规定。
考虑到项目相关方(如客户)可能等不及项目完成后才从中受益,项目经理就要设法在整个项目生命周期中以分阶段或分模块的方式逐渐实现价值。对只有通过与其他项目的配合才能实现的价值,项目经理就要协助项目集经理或项目组合经理去实现价值;对只有通过后续的项目成果运营才能实现的价值,项目经理就要在项目收尾阶段向运营经理做好成果移交和知识转移,为成果运营的顺利开展提供协助。
“效益(benefit)”和“价值(value)”经常同义。如果要区分,那就是效益-成本=价值,其中成本是为获得效益所付出的代价。